Programa que se enfoca en prácticas éticas, cumplimiento normativo y transparencia en todas las operaciones de la empresa.

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Definiciones

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1.- Política de Integridad y Ética:
Definir y comunicar los valores éticos de la empresa.
Identificar los principios fundamentales que guían el comportamiento ético dentro de la Empresa. Estos valores incluyen, la honestidad, la transparencia, el respeto, la responsabilidad y la equidad. Estos valores son claros y fácilmente comprensibles para todos los colaboradores, y se comunicaran a través de documentos escritos, reuniones y enlace URL.
 

2.- Designar un oficial de integridad para supervisar el cumplimiento de las políticas:
La empresa debe asignar a un oficial de integridad o un comité de ética responsable de implementar y hacer cumplir las políticas de integridad y ética. Este oficial será el encargado de liderar los esfuerzos para promover una cultura de integridad en toda la organización, así como de proporcionar orientación y asesoramiento sobre cuestiones éticas a los empleados. Además, el oficial de integridad será el punto de contacto para recibir denuncias de conducta inapropiada y asegurarse de que se aborden de manera adecuada y oportuna.

 

3.- Estructura Organizativa:
Establecer un comité de ética responsable del programa de integridad.
Establecer un comité de ética responsable del programa de integridad: La empresa debe formar un comité de ética compuesto por representantes de diferentes áreas y niveles jerárquicos de la organización. Este comité será responsable de desarrollar, implementar y revisar el programa de integridad. Además, supervisará el cumplimiento de las políticas éticas y proporcionará orientación en caso de dilemas éticos.
 

4.- Proporcionar canales para reportar conductas inapropiadas.
Se deben establecer canales de comunicación seguros y confidenciales, como líneas directas de denuncia o correos electrónicos específicos, para que los empleados puedan informar sobre cualquier conducta que considere inapropiada o contraria a los valores éticos de la empresa. Es crucial garantizar que los empleados se sientan seguros al reportar problemas y que se tomen medidas adecuadas para abordar las denuncias de manera efectiva y justa.

 

5.- Capacitación y Concientización:
Impartir entrenamiento regular sobre estándares éticos y normativos.

La empresa debe ofrecer programas de capacitación periódicos para todos los empleados, enfocados en los valores éticos de la organización, las políticas internas relevantes y las leyes y regulaciones aplicables. Estos programas pueden incluir sesiones de formación presenciales o en línea, estudios de casos prácticos y ejercicios de role-playing para reforzar la comprensión de los conceptos éticos.
 

6.- Promover una cultura de integridad a través de actividades educativas.
Además de la capacitación formal, la empresa puede organizar actividades educativas adicionales, como charlas, seminarios o eventos de sensibilización, para fomentar una cultura de integridad en toda la organización. Estas actividades pueden destacar la importancia de la ética en el lugar de trabajo, resaltar casos de éxito en la aplicación de principios éticos y proporcionar oportunidades para discusiones abiertas sobre dilemas éticos en el trabajo.

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7.- Gestión de Riesgos y Cumplimiento Normativo:
Identificar y evaluar riesgos éticos y de cumplimiento.
La empresa debe realizar una evaluación exhaustiva de los posibles riesgos éticos y de cumplimiento asociados con sus operaciones. Esto implica identificar áreas donde podrían surgir conflictos éticos o donde la empresa pueda enfrentar incumplimientos normativos. Estos riesgos pueden incluir conflictos de interés, fraudes, corrupción, entre otros.
   

8.- Implementar controles internos para mitigar riesgos.
Una vez identificados los riesgos, la empresa debe establecer controles internos y procedimientos adecuados para mitigarlos. Esto podría incluir la implementación de políticas claras y procedimientos operativos estándar, la designación de responsabilidades específicas, la segregación de funciones y la supervisión adecuada de las actividades comerciales. Además, se deben establecer mecanismos de monitoreo continuo para garantizar que los controles estén funcionando efectivamente.

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9.- Monitoreo y Auditoría:
Realizar auditorías internas periódicas para evaluar el cumplimiento.
La empresa debe llevar a cabo auditorías internas de manera regular para evaluar el grado de cumplimiento de las políticas éticas y de integridad. Estas auditorías pueden abarcar diversas áreas, como el cumplimiento de los controles internos, el manejo de conflictos de interés, el tratamiento de la información confidencial y el seguimiento de los procedimientos establecidos.

   

10.- Establecer métricas para medir el desempeño ético.
Es fundamental establecer métricas cuantificables para evaluar el desempeño ético de la empresa. Estas métricas pueden incluir el número de denuncias recibidas, la tasa de resolución de denuncias, el grado de satisfacción de los empleados con respecto a la cultura ética de la empresa, entre otros indicadores relevantes. El monitoreo regular de estas métricas proporciona información valiosa sobre el estado de la integridad organizacional y permite identificar áreas de mejora.

 

11.- Respuesta y Remediación:
Investigar y responder a denuncias de manera oportuna.

La empresa debe tener un proceso claro y transparente para investigar todas las denuncias de conducta inapropiada o violaciones éticas. Esto implica designar un equipo o comité responsable de llevar a cabo investigaciones imparciales y exhaustivas en respuesta a las denuncias recibidas. Es crucial que estas investigaciones se realicen de manera oportuna y que se respeten los principios de confidencialidad y protección de los denunciantes.

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12.- Aplicar medidas disciplinarias en caso de violaciones éticas.
Si se determina que ha ocurrido una violación ética, la empresa debe tomar medidas disciplinarias apropiadas y proporcionales. Estas medidas pueden incluir advertencias, suspensiones, despidos u otras acciones correctivas, según la gravedad de la violación y las políticas internas de la empresa. Es importante que estas medidas se apliquen de manera consistente y justa, demostrando el compromiso de la empresa con la integridad y el cumplimiento de las normas éticas.

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13.- Revisión y Mejora Continua:
Revisar regularmente el programa para mantener su efectividad.
La empresa debe programar revisiones periódicas del programa de integridad para asegurarse de que sigue siendo relevante y efectivo en la prevención de conductas inapropiadas y en el cumplimiento de los estándares éticos. Estas revisiones pueden realizarse anualmente o en intervalos definidos, y deben incluir la participación de diferentes partes interesadas, como el comité de ética, la alta dirección y los empleados.

 

14.- Realizar ajustes según los cambios en el entorno empresarial y normativo.
Es importante que la empresa esté atenta a los cambios en el entorno empresarial, así como a las nuevas regulaciones y normativas que puedan afectar sus operaciones. Basándose en estas revisiones, la empresa debe realizar ajustes y actualizaciones en su programa de integridad, según sea necesario, para abordar los nuevos desafíos y riesgos emergentes. Esto garantiza que el programa de integridad siga siendo efectivo y relevante a lo largo del tiempo.